성적 (대학원/학부) | 필수 : 학번, 비밀번호, 성명, 이메일, 연락처, 생년월일, 학과/전공, 학년, 과목명, 교수명, 성적, 학점 | 성적관리, 수업운영 | 시스템 연계 | 고등교육법시행령 제4조(학칙) | 10년 | 수업 지원팀 |
대학원 입학생관리 |
내국인 : 성명(한글, 영문), 성별, 비밀번호, E-Mail, 휴대전화번호, 국적, 주거주국, 주민등록번호
재외동포 및 외국인 : 성명(한글, 영문), 생년월일, 재외동포여부 구분, 성별, 비밀번호, 이메일, 휴대전화번호, 국적, 주거주국, 외국인등록정보/국내거소신고번호 혹은 여권번호
공통 : 최종학력, 병역구분, 직종, 직장명, 직위, 주소, 대학 정보(출신대학, 소재지, 학과/전공, 평균평점, 졸업구분, 졸업(예정)일자), 증빙서류
전형별 필수 : 북한이탈주민정보, 장애정보, 국민기초생활수급자 정보, 보훈 정보, 색맹/색약 정보
선택 : 추가학력 정보, 경력정보, 자격증 정보, 사회봉사 정보, 수상 경력 정보
| 신입생 선발 및 관리 | 시스템 연계 |
고등교육법시행령 제35조(입학전형자료)
고등교육법시행령 제73조(고유식별정보의처리)
교육부 대학 기록물 보존기간 책정기준 가이드
| 10년 | 인재 선발팀 |
학부 입학생관리 |
내국인 필수 : 성명(한글, 영문), 성별, 비밀번호, E-Mail, 휴대전화번호, 국적, 주거주국, 주민등록번호
재외동포 및 외국인 필수 : 성명(한글, 영문), 생년월일, 재외동포여부 구분, 성별, 비밀번호, 이메일, 휴대전화번호, 국적, 주거주국, 외국인등록정보/국내거소신고번호 혹은 여권번호
공통 필수 : 최종학력, 병역구분, 직종, 업종, 직장명, 직위, 주소, 고등학교/검정고시 정보(출신고교, 소재지, 졸업구분, 졸업(예정)일자), 증빙서류
전형별 필수 : 북한이탈주민정보, 장애정보, 국민기초생활수급자 정보, 보훈 정보, 색맹/색약 정보
선택 : 추가학력 정보, 자격증 정보, 사회봉사 정보
| 신·편입생 선발 및 관리 | 시스템 연계 |
고등교육법시행령 제35조(입학전형자료)
고등교육법시행령 제73조(고유식별정보의처리)
교육부대학기록물 보존기간책정기준가이드
| 10년 | 인재 선발팀 |
학자금대출 학적정보 | 필수 : 학번, 성명, 학년, 학과, 주민등록번호, 학적상태, 성적, 장학금액, 등록금액 | 학생에게 학자금 대출위한 자격요건 개인정보 수집 | 시스템 연계 | 한국장학재단설립등에 관한 법률 제50조(학자금 지원의 신청) | 5년 | 학생 지원팀 |
졸업관리 (학부/대학원) |
필수 : 필수 : 학과, 학년, 학번, 성명, 생년월일, 학위명(부복수전공 포함), 학위등록번호, 입학/졸업년도, 입학구분, 이수학기
선택 : 핸드폰번호, 주소
| 학부 및 대학원 졸업생 관리 | 시스템 연계 | 고등교육법시행령 제4조(학칙) | 영구 | 교무 학사팀 |
학적관리 (학부, 대학원) |
필수 : 이름, 생년월일, 휴대폰연락처, 집주소, 이메일, 주민등록번호, 학과, 학번, 학년, 학적상태, 입학일, 졸업일, 고교졸업정보, 학위 정보, 주전공, 성적정보, 성별, 국적, 최종학력구분, 등록금내역, 영문성명, 집연락처, 직장정보, 휴학일자, 한자성명, 재외국민구분, 병역구분, ,장애정보, 장학수혜내역, 자격증이수조회
| 대학/대학원 학적관리
제증명 관리
학력 조회 및 발송 | 시스템 연계 |
고등교육법시행령 제4조(학칙)
고등교육법시행령제73조(고유식별정보의처리)
고등교육법 시행령 제42조의2(입학지원방법 위반자의 처리)
고등교육법제11조의 3(교육통계조사 등)
통계법 시행령 제52조의3(민감정보 및 고유식별정보의 처리)
교육통계조사에 관한 훈령(교육부 훈령 제50조)
|
학적부 관리: 준영구
제증명발급관리: 3년
학력조회:3년
| 교무 학사팀 |
위탁생관리 | 필수 : 학과, 생년월일, 성명, 휴대폰 번호, 학년, 학적상태, 재직상태, 장학여부, 학기, 성적 | 위탁생 입학학생 관리 | 시스템 연계 |
고등교육법시행령 제35조(입학전형자료)
개인정보보호법 제 15조(개인정보의 수집·이용)
| 10년 | 대외 협력 사업팀 |
수강관리 (학부, 대학원) |
필수 : 이름, 생년월일, 핸드폰(연락처), 이메일
필수 : 재학생 정보(학과, 학번, 학년, 학적상태, 수강신청 과목수, 수강신청 학점수)
필수 : 시간제 및 학점 교류 학생 정보(학교명/기업명, 사원번호, 영문성명, 성별)
| 대학/대학원 수강관리 | 시스템 연계 | 고등교육법시행령 제4조(학칙) | 5년 | 교무 학사팀 |
장애학생 | 필수 : 학번, 학과, 학년, 학적상태, 성명, 입학년도, 주장애 등급구분, 장애유형, 장애등록번호, 장애등급, 부장애 등급구분, 부장애 유형구분, 휴대폰번호, 이메일, ,보훈여부 | 장애학생관리 | 시스템 연계 | 특수교육법 제30조(장애학생지원) | 10년 | 학생 지원팀 |
장학관리 |
필수 : 학기, 학과, 학년, 학번, 성명, 학적, 성적, 졸업학기, 이수학기수, 석차, 평균평점, 이수학점, 은행계좌번호, 예금주, 은행명, 휴대폰번호, 주민등록번호, 소득분위, 다자녀 여부, 기혼/미혼, 자립청년 여부, 장애인 여부, 건강
| 대내외 장학생 관리 | 시스템 연계 |
한국장학재단설립등에 관한 법률 제50조(학자금 지원의 신청)
대학등록금에 관한 규칙 제3조(등록금의 면제, 감액)
| 10년 | 학생 지원팀 |
기부금사용처 | 필수 : 성명(기관명), 전화번호, 약정정보(기부목적, 약정금액), 약정일자 | 기부금사용처관리 | 시스템 연계 |
상속세 및 증여세법 제50조(공익법인등의 세무확인 및 회계감사의무)
기부금품의 모집 및 사용에 관한 법률 시행령 제19조(장부ㆍ서류의 비치 및 공개 의무)
| 5년 | 학생 지원팀 |
평생교육원 일반과정 |
필수 : 이름, 이메일, 휴대전화번호
| 평생교육원생들의 학사행정을 위한 개인정보 수집 | 온라인 수집, 시스템 연계 | 평생교육법 제30조(학교 부설 평생교육시설) | 5년 | 평생 교육원 |
상담 및 학업코치 | 필수 : 학번, 학과, 성명, 휴대폰번호, 이메일 | 상담 및 학업코치 지원 | 시스템 연계 | 고등교육법시행령 제4조(학칙)
개인정보보호법 제 15조(개인정보의 수집·이용) | 5년 | 커리어개발팀 |
학부/대학원 동아리 | 필수 : 이름, 학번 | 동아리 운영 | 시스템 연계 | 개인정보보호법 제 15조(개인정보의 수집·이용) | 동아리 탈퇴시까지 | 학생 지원팀 |
멘토링 및 창업지원 참가자 | 필수 : 학번, 학과, 성명, 휴대폰번호, 이메일 | 프로그램 운영 및 후속 행정업무에 활용 | 시스템 연계 | 고등교육법시행령 제4조(학칙)
개인정보보호법 제 15조(개인정보의 수집·이용) | 5년 | 커리어개발팀 |
진료할인의뢰 신청 |
필수 : 학생 및 교직원 정보(학과/부서, 학번/사번/교번), 성명, 학년, 환자정보(관계 : 본인, 성명, 생년월일)
필수 : 가족 정보(학생 및 교직원 정보(학과/부서, 학번/사번/교번, 성명, 학년), 환자정보(관계 : 가족, 성명, 생년월일))
| 학생 및 교직원과 가족들에게 한양의료원 진료할인을 위한 신청자 확인 | 시스템 연계 | 개인정보보호법 제 15조(개인정보의 수집·이용) 고등교육법시행령 제4조(학칙) | 재학/재직기간동안 | 학생 지원팀 |
연구과제관리 | 필수 : 성명, 휴대전화번호, 생년월일, 이메일, 소속, 직위, 주소, 금융기관명, 계좌번호, 예금주, 주민등록번호, 외국인등록번호 | 연구수행을 위한 참여연구원 등록 및 연구성과관리 | 시스템 연계 | 개인정보보호법 제 15조(개인정보의 수집·이용) | 5년 | 산학 협력 지원팀 |
문화탐방 대상자 |
필수 : 학과, 학번, 학년, 성명, 생년월일, 휴대폰번호, 이메일, 예금주, 은행명, 계좌번호,
선택 : 사진
| 탐방 대상자 선정, 프로그램진행, 관련 행정처리 등 | 시스템 연계 | 개인정보보호법 제 15조(개인정보의 수집·이용) | 5년 | 학생 지원팀 |
비밀번호 초기화 신청 | 필수 : 이름, 학번, 학과, 연락처, 이메일주소, 증빙서류(신분증, 주민번호 뒷자리 제외) | 비밀번호 초기화시 본인 확인 | 시스템 연계 | 개인정보보호법 제 15조(개인정보의 수집·이용) | 목적 달성 후 즉시 삭제 | 정보인프라 혁신팀 |
대학원 외국어시험 | 필수 : 전공, 학번, 성명, 학적상태, 학위취득과정, 휴대폰번호, 이메일, 거주국가 | 대학원 외국어시험 | 시스템 연계 | 고등교육법시행령 제4조(학칙) | 10년 | 교무 학사팀 |
병무관리 (학부, 대학원) |
필수 : 제적자 정보(학번, 성명, 생년월일, 주소, 학과, 학년, 제적일자, 제적유형)
필수 : 신입생(성명, 학교, 학번, 학과, 학과코드, 학년제, 학기제, 학년, 입학년도, 졸업년도, 편입여부, 주야구분, 재외국민여부, 이메일, 휴대전화번호)
| 입영연기 등 병무행정 관련 회신 | 시스템 연계 | 병역법 제 60조(병역판정검사 및 입영 등의 연기), 80조(병무행정에 대한 협조) | 5년 | 학생 지원팀 |
등록금 관리 | 필수 : 학번, 성명, 학과, 학년, 학적상태, 수업료, 입학금, 학과, 학번, 생년월일, 납부일자, 등록금, 주민등록번호, 환불 계좌(은행, 계좌번호, 예금주) | 학생 등록금 납부 및 관리 | 시스템 연계 | 고등교육법 제11조(등록금 및 등록금심의위원회) | 10년 | 재무 회계팀 |
교직원 급여처리 | 필수 : 이름, 주민등록번호, 은행명, 계좌번호, 예금주, 호봉, 교번, 보험가입자 번호(건강보험, 고용산재), 부서명, 입사일 | 교직원의 급여 및 연말정산 처리 | 시스템 연계 |
소득세법 제164조(지급명세서의 제출)
소득세법 시행령 제147조의7(지급명세서 등 재출 불성실 가산세)
소득세법 시행규칙
| 5년 | 재무 회계팀 |
인사관리 (교원) |
필수 :
이름, 생년월일, 집주소, 핸드폰(연락처), E-Mail, 주민등록번호, 국적, 성별, 사진, 비밀번호, 학력사항, 경력사항, 자격사항, 포상내역, 연구실적, 자기소개서, 등록기준지
선택 : 집연락처, 직장연락처, 건강, 병역사항, 장애등급, 보훈대상여부
| 교직원 채용관리, 교원 임용 결격사유 관리, 교육부 임용보고 및 고등교육 통계 등 보고, 성범죄자 취업 제한 | 시스템 연계 |
사립학교법 제54조의3(임명의 제한)
고등교육법 제 11조의3(교육통계조사 등)
아동·청소년의 성보호에 관한 법률 제56조(아동·청소년 관련기관등에의 취업제한 등)
|
정규직 : 준영구, 비정규직 : 30년
| 교무 학사팀 |
복리후생 |
필수 : 이름, 생년월일, 집주소, 핸드폰(연락처), E-Mail, 사번(교번), 부서, 임용일자
선택 : 증빙서류(가족관계증명서, 사망확인서, 출산증명서, 성적증명서)
| 교직원 복지후생 지원 | 시스템 연계 |
개인정보보호법 제 15조(개인정보의 수집·이용)
|
5년
| 인사총무팀 |
인사관리 (직원, 조교)
|
필수 : 이름, 생년월일, 집주소, 핸드폰(연락처), E-Mail, 주민등록번호, 성별, 사진, 학력사항
선택 : 집연락처, 직장연락처, 영문성명, 한자서명, 장애여부, 보훈대상여부, 병역정보, 경력사항, 자격증정보, 포상정보, 외국어정보, 사회봉사정보
| 직원 및 조교 채용 및 인사관리 | 시스템 연계 |
근로기준법 제41조(근로자의 명부)
개인정보보호법 제15조(개인정보의 수집·이용)
국가유공자법 제4장(벌칙)
채용절차의 공정화에 관한 법률
과세자료의 제출 및 관리에 관한 법률 시행령 제6조(민감정보 및 고유식별정보의 처리)
아동ㆍ청소년의 성보호에 관한 법률 제56조(아동ㆍ청소년 관련기관등에의 취업제한 등)
|
정규직 : 준영구, 비정규직 : 30년
| 인사 총무팀 |
도서관 송부용 학생명단
|
필수 : 이름, 핸드폰(연락처), 학과, 학번
| 도서대출관리 | 시스템 연계 |
개인정보보호법 제 15조(개인정보의 수집·이용)
|
1년
| 학생 지원팀 |
신편입생
|
필수 : 이름, 생년월일, 핸드폰(연락처), E-Mail, 학과, 학번, 학적정보
| 학업코칭 프로그램 진행을 위해 수집 | 시스템 연계 |
고등교육법시행령 제4조(학칙)
|
10년
| 학생 지원팀 |
약정 및 납부, 지급자관리
|
필수 : 이름, 학년, 학과, 학적상태, 성적, 장학금액, 등록금액
| 약정 및 납부, 지급자 관리 | 시스템 연계 |
상속세 및 증여세법 제50조(공익법인등의 세무확인 및 회계감사의무)
기부금품 모집 및 사용에 관한 법률시행령 제19조(장부•서류의 비치 및 공개 의무)
|
5년
| 학생 지원팀 |
총학생회/총원우회/동문회
|
필수 : 이름, 생년월일, 핸드폰(연락처), 학과, 학번, 학년, 학생회비 납부정보
| 자치활동을 위한 행정 활용 | 시스템 연계 |
개인정보보호법 제 15조(개인정보의 수집·이용)
|
5년
| 학생 지원팀 |
평생교육원 학점은행제
|
필수 : 이름, 핸드폰(연락처), 이메일, 주민등록번호 | 학점은행제생들을 관리를 위한 개인정보 수집 | 시스템 연계 |
학점인정등에 관한 법률 시행령 제19조(업무 위탁 등)
|
준영구
| 평생교육원 |